AI in Finance klinkt voor veel organisaties nog als toekomstmuziek. Toch liggen er vandaag al volop kansen om repeterend werk te automatiseren. Tijdens het AI Kenniscafé liet Simon Inan zien hoe hij met behulp van Power Query en ChatGPT een tijdrovend proces volledig wist te stroomlijnen bij zijn opdrachtgever Vereen. Het resultaat? Tot wel 10 uur tijdwinst per week. In deze blog lees je hoe slimme AI-toepassingen niet alleen tijd besparen, maar ook bijdragen aan een sterkere bedrijfsvoering.
Van knippen en plakken naar slimme automatisering
Bij een zorginstelling kreeg Simon wekelijks terugkerende facturen binnen met bijlages vol straatnamen en bedragen. Elke regel moest handmatig worden toegewezen aan de juiste kostenplaats, op basis van locatie.
“Ik was steeds met een rekenmachine bezig en Excel open op twee schermen. Dat kostte enorm veel tijd,” vertelt Simon.
Om grip te krijgen op deze terugkerende klus, zocht hij hulp bij zijn "digitale collega": ChatGPT. Binnen enkele minuten kreeg hij drie oplossingsrichtingen terug: Excel-formules, Power BI en Power Query. Alleen die laatste bleek echt geschikt én schaalbaar voor zijn vraagstuk.
De AI-oplossing: Power Query + ChatGPT
Samen met ChatGPT bouwde Simon een Power Query-script dat facturen automatisch uitleest, koppelt aan een vertaaltabel met kostenplaatsen, en vervolgens direct verwerkt:
-
Inlezen van Excel-bestanden met straatnamen en bedragen
-
Matchen met een kostenplaatstabellen op basis van locatie
-
Automatisch uitsplitsen van bedragen per kostenplaats
-
Input via een eenvoudig weeknummer-systeem
“Ik hoef nu alleen nog een weeknummer in te vullen en op 'verversen' te klikken. De rest gebeurt automatisch.”
Deze AI-toepassing is een sterk voorbeeld van hoe technologie het werk van finance professionals slimmer maakt. Niet door het over te nemen, maar door ruimte te creëren voor waar hun expertise echt nodig is.
Van één use case naar organisatiebrede impact
Toen de oplossing eenmaal draaide, werd Simon al snel gevraagd om ook een ander proces te verbeteren: het verwerken van declaratiebestanden uit een extern programma.
“Ze werkten nog met knippen, plakken en verschoven kolommen. Ik heb dat hele proces opnieuw ingericht met hetzelfde Power Query-script, afgestemd op hun brondata.”
Ook dit leverde enorme tijdwinst op. Wat eerst drie tot vier uur per week kostte, werd nu teruggebracht naar vijf minuten. Daarmee bewijst Simon niet alleen zijn eigen waarde als consultant, maar ook de kracht van AI in Finance, mits je weet waar je moet kijken.
Praktische inzichten voor organisaties
De aanpak van Simon laat zien: je hoeft geen programmeur te zijn om impact te maken met AI. Wat wel nodig is:
-
Nieuwsgierigheid en initiatief Vraag je af: welke taken kosten veel tijd, en zijn elke week of maand hetzelfde?
-
Gebruik maken van gratis AI-tools Tools zoals ChatGPT en Power Query zijn laagdrempelig, krachtig én beschikbaar.
-
Ondersteuning vanuit het team Een manager en team dat meebeweegt is cruciaal voor succesvolle implementatie.
-
Verankering in het team Simon gaf Excel-trainingen en AI-lessen aan zijn collega’s, zodat zij ook konden werken met de nieuwe werkwijze.
“Ze zeiden: jij kunt al ons werk overnemen. Maar ik liet juist zien hoe zij het ook konden leren, stap voor stap.”
Conclusie: AI in Finance is nú al waardevol
De ervaring van Simon is geen uitzondering, maar een voorbeeld van wat er mogelijk is als je AI slim inzet in Finance & Control. Het levert niet alleen directe tijdwinst op, maar verhoogt ook de kwaliteit, snelheid en betrouwbaarheid van processen.
Bij FITZ Finance & Control helpen we opdrachtgevers en consultants om deze stappen te zetten. Of het nu gaat om maandafsluitingen, declaratieverwerking of factuurstromen. Wij zien AI als onderdeel van een toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Benieuwd wat er in jouw organisatie te winnen valt met automatisering en AI? Onze consultants helpen je graag verder, met kennis van processen én technologie.
